TUGAS
MAKALAH
SISTEM PENDUKUNG KELOMPOK
(GROUP SUPPORT SYSTEM / GSS)
DIAJUKAN
UNTUK MEMENUHI TUGAS MATA KULIAH SESTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN
Disusun : KELOMPOK 8
ERNA
ANJANI (3213032)
SEKOLAH
TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER BANDUNG
JURUSAN
SISTEM INFORMASI
CIANJUR-BANDUNG
2014
KATA
PENGANTAR
Assalamualaikum ,
Puji
dan syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas ridho dan
hidayah-Nya pembuatan makalah ini dapat diselesaikan walaupun masih ada
kekurangan dalam penyusunannya, Tidak
lupa kami ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu
terlaksananya pembuatan makalah ini.
Makalah
ini, disusun dari sumber- sumber yang telah kami telusuri, baik dengan
menggunakan media electronik maupun membaca buku yang behubungan dengan makalah
ini.
Semoga makalah ini dapat memenuhi tugas yang di
berikan oleh Bapak dosen mata kuliah ini, dan juga dapat bermanfaat bagi
pembaca makalah ini sehingga memberikan wawasan yang lebih dalam .
Sebelumnya kami minta
maaf apabila dalam pembuatan makalah ini
jauh dari sempurna. Oleh karena itu, kami mengharapkan kritik dan saran yang
sifatnya membangun demi perbaikan dalam pembuatan makalah untuk kedepannya.
Terimakasih
Wassalamualaikum
Cianjur, 23
februari 2014
penyusun
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Menjelaskan
materi-materi perkuliahan yang akan dipelajari mengenai definisi dari GSS dan
manfaatnya, menjelaskan konsep GSS tujuan dan level-level GSS dan teknologi GSS,
Menjelaskan software yang digunakan dalam GSS Menjelaskan tentang Negotiation Support
System Menjelaskan jalannya pertemuan GSS ,beberapa konsep membangun GSS dan
faktor penentu kesuksesannya serta menjelaskan tentangan riset GSS.
1.2 TUJUAN PEMBUATAN MAKALAH
Tujuan dalam pembuatan
makalah ini, salah satunya untuk memeberikan pemahaman kepada pembaca mengenai
gss dalam mengambil suatu keputusan. Serta untuk memenuhi tugas mata kuliah
yang diberikan oleh Bapak Dosen.
BAB II
SISTEM PENDUKUNG KELOMPOK
(GROUP SUPPORT SYSTEM / GSS)
2.1 Pengertian GSS
Salah
satu definisi GSS adalah sistem berbasis komputer interaktif yang
memfasilitasi
solusi masalah-masalah tak terstruktur oleh grup pengambil keputusan.
Komponen-komponen GSS meliputu hardware, software, orang, dan prosedur. Ciri
penting GSS adalah :
·
GSS sistem informasi yang didesain khusus,
bukan sekedar konfigurasi komponen sistem yang telah ada.
·
GSS didesain dengan tujuan mendukung grup
pengambil keputusan dalam pekerjaannya. Maka GSS harus meningkatkan proses
pengambilan keputusan atau hasil keputusan grup dibandingkan dengan keadaan tak
menggunakan GSS.
·
GSS
mudah untuk dipelajari dan digunakan.
·
GSS bisa didesain untuk 1 jenis masalah atau
untuk pelbagai keputusan organisasional level grup.
·
GSS didesain untuk mendorong bermacam-macam
aktivitas seperti peneluran ide, penyelesaian konflik, dan kebebasan
berkespresi.
·
GSS memiliki mekanisme ikutan yang
mengecilkan berkembangnya perilaku negatif grup, seperti konflik yang merusak,
miskomunikasi, atau “groupthink”.
2.2. Tujuan dan
Level-level GSS
Tujuan
dari GSS adalah untuk meningkatkan produktivitas dan keefektivan
pertemuan-pertemuan
untuk pengambilan keputusan, baik dengan mempercepat proses. pengambilan
keputusan atau dengan meningkatkan kualitas keputusan yang dihasilkan. Tujuan
tadi dapat diperoleh dengan menyediakan dukungan pada pertukaran ide, opini, dan
preferensi dalam grup.
Teknologi
GSS dibagi menjadi 3 level :
•
Level 1 : Dukungan Proses.
•
Level 2 : Dukungan pengambilan keputusan.
•
Level 3 : Aturan penugasan (rules of order)
1. Level
1 : Dukungan Proses
Item
yang didukung oleh sistem ini :
· Pengiriman
pesan/message elektronik diantara para anggota grup.
· Hubungan
jaringan ke setiap terminal PC anggota pada grup yang lain, fasilitator, layar
buat publik, database, atau sembarang CBIS umum lainnya.
· Layar
buat publik tersedia di setiap terminal anggota grup atau dapat dilihat oleh
· semua
anggota di pusat.
· Masukan dalam hal pemungutan suara dan ide
yang terlindungi siapa
· pencetusnya
untuk meningkatkan partisipasi anggota grup.
· Pengumpulan
ide atau pemungutan suara dari setiap anggota grup untuk
· mendorong
partisipasi dan merangsang kreativitas.
· Penyimpulan
dan penampilan ide dan opini, termasuk ringkasan secara statistik dan
penampilan jalannya pemungutan suara (pada layar publik).
· Satu
format untuk agenda yang dapat disetujui oleh grup untuk membantu organisasi
pertemuan.
· Menampilkan
agenda secara kontinyu, seperti halnya informasi yang lain, untuk pertemuan
tetap pada jadwalnya.
2. Level
2 : Dukungan pengambilan keputusan
Pada
level ini software ditambahi kemampuan dalam pemodelan dan analisis keputusan, Fiturnya
:
· Perencanaan
dan model keuangan.
· Pohon
keputusan.
· Model
probabilitas penilaian.
· Model
alokasi sumber daya.
· Model
pertimbangan sosial.
3. Level
3 : Aturan Penugasan
Pada
level ini suatu software khusus ditambahi dengan aturan penugasan. Misal, beberapa
aturan dapat menentukan urutan pembicaraan, tanggapan yang sesuai, atau aturan
pemungutan suara.
2.3. KARAKTERISTIK GSS
GSS
adalah sistem informasi yang dirancang secara khusus, bukan secara sederhana,
yang merupakan konfigurasi dari komponen sistem yang telah ada. Sistem ini dirancang untuk tujuan
mendukung kelompok pengambil keputusan dalam melaksanakan tugasnya. Karenanya,
GSS harus meningkatkan proses pengambilan keputusan atau hasil dari suatu
kelompok. Karakteristik GSS yaitu :
§ mudah untuk dipelajari dan
digunakan. Sistem ini mengakomodasikan pengguna dengan berbagai tingkatan
pengetahuan komputerisasi.
§ GSS dapat dirancang untuk satu tipe
masalah atau untuk beragam tingkatan kelompok organisasi keputusan.
§ GSS dirancang untuk mendorong
aktivitas-aktivitas, seperti penghasilan ide, penyelesaian konflik, dan
pemberian pendapat yang independen.
§ GSS memiliki mekanisme terpasang
yang dapat meminimalkan berkembangnya prilaku negatif kelompok, seperti konflik
destruktif, miskomunikasi, ataupun pemikiran terkotak-kotak.
§ GSS dapat juga dikatakan sebagai
suatu sistem pendukung kelompok (group sistem pendukung - GSS) terpisah yang
lebih luas atau sistem pertemuan elektronik (electronic meeting sistems - EMS).
Suatu konfigurasi GSS yang umum
adalah adanya suatu kelompok pengambil keputusan yang bertemu dalam suatu
fasilitas khusus yang biasanya di ruang keputusan (decision room), dengan akses
ke perangkat lunak GSS dan mungkin saja ke suatu basis data dan suatu basis
model. Suatu kelompok fasilitator mengoordinasikan kelompok tersebut dalam
penggunaan teknologinya.
2.4. KEUNTUNGAN GSS
Keuntungan
termasuk anonimitas komunikasi, paralel, otomatis pencatatan struktur,
lebih dan peningkatan produktivitas. Anonimitas memungkinkan ide-ide untuk
dipertukarkan yang mempromosikan peningkatan partisipasi oleh kelompokanggota
dan memungkinkan informasi lebih lanjut untuk dibagikan Anggota kelompok karena
itu tidak merasa takut ditertawakan dari anggota kelompok lain dan peserta
merasa kurang dipaksa untuk menyesuaikan diri dengan kelompok atau bos pendapat.
Dalam
pertemuan FTF, orang harus mendengarkan orang lain berbicara
dan tidak dapat berhenti sejenak untuk berpikir, tapi GDSS memungkinkan setiap orang
untuk berbicara secara paralel. Dalam pertemuan tradisional masing-masing
orang hanya memiliki beberapa menit untuk mengekspresikan ide-ide. GSS
memungkinkan komunikasi sepanjang seluruh pertemuan.Peningkatan partisipasi dan sinergi kelompok hadir.Kelompok sinergi terjadi karena anggota kelompok
dapat menggunakan sebuah ide dengan cara yang originator tidak tidak mengantisipasi, dan karena peserta yang berbeday tingkat keterampilan informasi. Permasalahan yang mungkin timbul dalam GSS adalah karena digunakannya berbagai metode baru untuk mengorganisir dan melaksanakan rapat, pertemuan/meeting maka mungkin ada keengganan atau penolakan di awal dari penggunaan GSS ini. Berbagai teknik seperti teknik fasilitasi, brainstorming, dan atmosfir yang terbuka dan transparan harus mulai dikembangkan sebagai langkah awal untuk menggunakan GSS ini. orang yang sedang terlibat dalam pertemuan yang ada hubungannya dengan pengambilan keputusan. Sistem ini adalah sistem berbasis komputer yang memfasilitasi p
dan tidak dapat berhenti sejenak untuk berpikir, tapi GDSS memungkinkan setiap orang
untuk berbicara secara paralel. Dalam pertemuan tradisional masing-masing
orang hanya memiliki beberapa menit untuk mengekspresikan ide-ide. GSS
memungkinkan komunikasi sepanjang seluruh pertemuan.Peningkatan partisipasi dan sinergi kelompok hadir.Kelompok sinergi terjadi karena anggota kelompok
dapat menggunakan sebuah ide dengan cara yang originator tidak tidak mengantisipasi, dan karena peserta yang berbeday tingkat keterampilan informasi. Permasalahan yang mungkin timbul dalam GSS adalah karena digunakannya berbagai metode baru untuk mengorganisir dan melaksanakan rapat, pertemuan/meeting maka mungkin ada keengganan atau penolakan di awal dari penggunaan GSS ini. Berbagai teknik seperti teknik fasilitasi, brainstorming, dan atmosfir yang terbuka dan transparan harus mulai dikembangkan sebagai langkah awal untuk menggunakan GSS ini. orang yang sedang terlibat dalam pertemuan yang ada hubungannya dengan pengambilan keputusan. Sistem ini adalah sistem berbasis komputer yang memfasilitasi p
GSS
terdiri dan suatu perangkat lunak, perangkat keras, komponen bahasa, dan
prosedur, yang mendukung suatu kelompok emecahan atas masalah tidak terstruktur
oleh suatu kelompok pengambil keputusan.Terdapat Permasalahan Grup yakni :
§ Partisipan berasal dari wilayah
fungsional dan perspektif yang berbeda
§ Walaupun perbedaan dapat memperkaya
pertemuan tetapi dapat memperlambat pekerjaaN.
§ Adanya fenomena:dominasi sebagian
anggota,komunikasi antarpersonel yang jelek,takut mengekspresikan ide.
§ Adanya pelatihan ekstensif dan
bantuan professional.
§ Jika jumlah tim bertambah akan
menambah pelatihan dan anggaran.
GSS
sangat menguntungkan
bagi organisasi bisnis, akademis organisasi, dan individu.Mereka
memperoleh penerimaan sebagai komputer yang efekti berdasarkan alat
komunikasi. Kerja tim dan keputusan yang dibuat oleh kelompok merupakan proses
penting dalam perusahaan dan didorong dalam akademik pengaturan.Grup
geografis komunikasi dapatseolah-olah mereka bersama-sama dalam satu lokasi di
waktu yang sama. Organisasi-organisasi yang saat ini menggunakan sistem ini
mengurangi biaya perjalanan sambil meningkatkan
produktivitas. Teknologi baru dan ditingkatkan , fitur akan menarik
organisasi yang saat ini tidak menggunakan sistem kelompok dukungan sehingga
mereka dapat mengakui manfaat dari alat ini
kolaboratif.
Sejak organisasi bersaing secara global, GSS memfasilitasi proses komunikasi baik dengan yang di dalam dan luar organisasi. Ini adalah penggunaan berkembangnya
Sejak organisasi bersaing secara global, GSS memfasilitasi proses komunikasi baik dengan yang di dalam dan luar organisasi. Ini adalah penggunaan berkembangnya
2.5. TEKNOLOGI GSS
Teknologi gss meliputi Hardware :
1. PC
tunggal.
2.
PC dan keypad (papan kunci untuk
pemungutan suara).
3.
Ruang keputusan.
4. GSS
terdistribusi.
Teknologi
gss meliputi Software :
1. Software
GSS memiliki paket yang mendukung perseorangan, grup, proses, dan tugas-tugas
khusus.
2. Komponen
software GSS melibatkan paket khusus untuk meningkatkan proses pengmbilan
keputusan dan ia memiliki antarmuka user yang mudah digunakan dan fleksibel.
3. Software
ini mengijinkan individu bekerja sendiri-sendiri; menyediakan juga koleksi umum
teks dan pembuatan file, grafis, lembar kerja, database, dan rutin help pada
terminal perseorangan.
Fitur
pada grup :
1. Ringkasan
secara numeris dan grafis dari anggota grup, ide-ide dan pelbagai pilihan pada
pemungutan suara.
2. Program
untuk menghitung bobot alternatif keputusan; pencatatan ide-ide dengan tanpa
melihat nama pencetusnya; seleksi formal pemimpin grup; putaran pemilihan suara
progresif melalui pembentukan konsensus; atau eliminasi input yang sama selama
“pembadaian” ide.
3. Transmisi
teks dan data diantara anggota grup, diantara anggota grup dan fasilitator, dan
diantara anggota dan prosesor komputer pusat.
Komponen
orang dalam GSS melibatkan anggota grup dan fasilitator yang
bertanggungjawab
melancarkan operasi dari teknologi GSS.
Prosedur
, Komponen terakhir GSS tediri dari prosedur-prosedur yang mempermudah operasi
dan menjadi anggota grup efektif dalam menggunakan teknologi. Prosedur tadi
bisa saja hanya meliputi operasi hardware dan software, atau bisa dikembangkan
dengan menerapkannya pada aturan-aturan yang berkenaan dengan diskusi verbal
diantara anggota dan tahapan-tahapan prosesnya selama pertemuan grup. Ruang
(Pertemuan Elektronik) Pengambilan Keputusan Ruang ini dapat didesain dalam
pelbagai bentuk. Desain umumnya adalah suatu ruang yang dilengkapi dengan
meja-meja besar, biasanya berbentuk U, yang dilengkapi dengan 12 sampai dengan
30 PC pada meja itu untuk memfasilitasi interaksi tatap muka diantara
partisipan.
Software
GSS , Dibawah ini adalah paket software terpadu yang tersedia untuk GSS dan
digunakan ,utamanya dalam lingkungan ruang pengambilan keputusan :
1.
GroupSystem (dari Ventana Corp.).
2.
VisionQuest (dari Collaborative Technologies Corp.).
3.
TeamFocus. Dipasarkan oleh IBM di awal 1960-an, merupakan versi awal
GroupSystem. SAMM Produk dari Universitas Minnesota.
Peneluran
Ide
Software peneluran ide (idea generation) membantu kita dalam menghasilkan arus
bebas pusaran pemikiran kreatif : kumpulan ide, kata-kata, gambar, dan konsep dengan
tanpa mengurangi antusias orang-orang yang terlibat didalamnya. Beberapa paket
software ini didesain untuk menirukan prses pemikiran dari perasaan manusia dan
dapat digunakan untuk membuat ide produk baru, strategi pemasaran, kampanye,
promosi merek, judul, slogan, cerita, atau sekedar ”pembadaian” ide secara
umum.
Negotiation
Support System (NSS) , Mekanisme penyelesaian konflik adalah aspek penting
dalam desain GSS. Jika terdapat suatu konflik, NSS (Sistem Pendukung Negosiasi)
mendukung aktivitas kunci untuk menemukan kompromi solusi. Adanya negosiasi ini
dipicu oleh pelbagai jenis perselisihan :
1. Kepentingan
para negosiator secara fundamental amat berlawanan (misal, negosiasi kontrak –
perselisihan karyawan).
2. Para
negosiator dalam beberapa hal menyetujui tujuan/kepentingan dasar, tetapi
mereka berbeda dalam menilai prioritas dari tujuan/kepentingan tadi (misal,
masalah alokasi sumberdaya – anggaran dan perencanaan bila terjadi suatu
bencana). Bantuan Pengambilan Keputusan dalam Negosiasi, Ada 2 metode yang
dapat menyediakan knowledge untuk restrukturisasi :
1. Metode
Restrukturisasi AI. Metode ini melibatkan case-based reasoning, paket penilaian
situasional, argumentasi persuasif, dan prosedur graf tujuan.
2. Pendekatan Rule-based (utilitas dari ES).
Metode ini menyediakan advis/nasehat dan strategi mengenai restrukturisasi,
berbasiskan pada aturan-aturan yang dikembangkan untuk pelbagai skenario
tertentu. Secara keseluruhan, riset lebih lanjut masih diperlukan untuk
memvalidasi software NSS dan menilai dampaknya pada negosiasi.
2.5. MEMBANGUN GSS DAN FAKTOR PENENTU
KESUKSESANNYA
Membangun
GSS berbeda dibandingkan dengan mengembangkan aplikasi DSS atau ES.
Implementasi GSS termasuk membangun ruangan pengambilan keputusan,
mengembangkan software, mengembangkan bermacam-macam prosedur, melatih
fasilitator, dan mengatur semua hal-hal yang sudah dijelaskan sebelumnya.
Determinan kesuksesan GSS dengan seting ruang pengambilan keputusan Critical
Success Factor (CSF), faktor penentu kesuksesan suatu GSS adalah :
1.
Komitmen organisasi – suatu keharusan.
2.
Dukungan eksekutif dimana ia
diberitahukan informasi yang berkaitan dan ia mau melakukannya.
3.
Dukungan operasi yang menyediakan umpan
balik yang cepat.
4.
Ketersediaan fasilitas yang
memperhatikann kenyamanan user dan estetika.
5.
Kunjungan lapangan timbal balik yang
mendeteksi kebutuhan orang-orang yang memahami lingkungan EMS.
6.
Komunikasi dan hubungan yang terjalin
selama kunjungan lapangan – penting dalam mengelola tanggapan terhadap
pertanyaan-pertanyaan yang timbul.
7.
Iterasi cepat dalam perubahan software –
kritis dalam memenuhi kebutuhan yang berkembang.
8.
Pelatihan untuk orang-orang lapangan
pada masalah teknis, fasilitas, dan level end-user. Transfer kontrol ke
orang-orang lapangan
9.
Evaluasi biaya/keuntungan – hal krusial
dalam mengembangkan EMS pada awal percobaan. Fleksibelitas penggunaan software
– hal esensial untuk mempertemukan kebutuhan-kebutuhan grup yang berkembang.
Perencanaan yang sesuai – hal yang esensial
10. Mempertemukan
harapan manajerial – indikator tertinggi kesuksesan implementasi EMS.
11. Antarmuka
user yang menggairahkan.
12. Anonymity
– sangat penting
13. Facilitation
(bantuan-bantuan) – sangat penting . Pemilihan task (isu) yang sesuai – sangat penting.
Faktor
Penentu Kesuksesan lebih lanjut untuk GSS , Kategori lain untuk faktor penentu
kesuksesan, yang membaginya dalam 3 grup utama : desain, implementasi, dan
manajemen.
1. Desain.
Terdapat 4 faktor :
§ Meningkatkan
derajat struktur dari keputusan yang tak terstruktur.
§ Menjaga
anonymity dari partisipan sesuai kebutuhan.
§ Melibatkan
organisasi (dari semua individu dan grup yang berpengaruh), utamanya oleh
menajemen puncak, end-user, dan departemen IS.
§ Melibatkan
pertimbangan ergonomis, mewujudkan lingkungan yang nyaman dan produktif.
2. Implementasi.
Terdapat 4 faktor :
§ Menyediakan
pelatihan user yang sungguh-sungguh dan layak.
§ Jaminan
dukungan menajemen puncak.
§ Menyediakan
fasilitator yang berkualitas.
§ Melakukan
beberapa percobaan yang dipandu pengalaman-pengalaman lalu untuk menjamin
operasi yang sesuai.
3. Manajemen.
Terdapat 3 faktor :
§ Sistem
harus dapat diandalkan. Harus ada perawatan yang layak, operasi yang berjalan
mulus, dan dukungan kualitas.
§ Sistem semakin lama harus semakin baik.
Memanfaatkan umpan balik dari partisipan dan inovasi bidang hardware dan
software, fasilitas GSS harus terus menerus meningkatkan diri.
§ Untuk
mengimplementasikan faktor sebelumnya, staf GSS perlu mengupdate perkembangan
teknologi yang terjadi.
BAB III
PENUTUP
3.1 KESIMPULAN
Salah
satu definisi GSS adalah sistem berbasis komputer interaktif yang memfasilitasi
solusi masalah-masalah tak terstruktur oleh grup pengambil keputusan.
Komponen-komponen GSS meliputu hardware, software, orang, dan prosedur.Tujuan
dari GSS adalah untuk meningkatkan produktivitas dan keefektivan pertemuan-pertemuan
untuk pengambilan keputusan, baik dengan mempercepat proses. pengambilan
keputusan atau dengan meningkatkan kualitas keputusan yang dihasilkan. Tujuan
tadi dapat diperoleh dengan menyediakan dukungan pada pertukaran ide, opini,
dan preferensi dalam grup. Keuntungan termasuk anonimitas komunikasi, paralel,
otomatis pencatatan struktur, lebih dan peningkatan produktivitas. Anonimitas
memungkinkan ide-ide untuk dipertukarkan yang mempromosikan peningkatan
partisipasi oleh kelompokanggota dan memungkinkan informasi lebih lanjut untuk
dibagikan Anggota kelompok karena itu tidak merasa takut ditertawakan dari
anggota kelompok lain dan peserta merasa kurang dipaksa untuk menyesuaikan diri
dengan kelompok atau bos pendapat.
Thanks
BalasHapus