TUGAS MAKALAH SISTEM PENDUKUNG KELOMPOK (GROUP SUPPORT SYSTEM / GSS)

TUGAS MAKALAH

SISTEM PENDUKUNG KELOMPOK

(GROUP SUPPORT SYSTEM / GSS)

DIAJUKAN UNTUK MEMENUHI TUGAS MATA KULIAH SESTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN

Disusun     : KELOMPOK 8

ERNA ANJANI (3213032)

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER BANDUNG

JURUSAN SISTEM INFORMASI

CIANJUR-BANDUNG

2014

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum ,

Puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas ridho dan hidayah-Nya pembuatan makalah ini dapat diselesaikan walaupun masih ada kekurangan dalam penyusunannya,  Tidak lupa kami ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu terlaksananya pembuatan makalah ini.

Makalah ini, disusun dari sumber- sumber yang telah kami telusuri, baik dengan menggunakan media electronik maupun membaca buku yang behubungan dengan makalah ini.

Semoga  makalah ini dapat memenuhi tugas yang di berikan oleh Bapak dosen mata kuliah ini, dan juga dapat bermanfaat bagi pembaca makalah ini sehingga memberikan wawasan yang lebih dalam .

Sebelumnya kami minta maaf apabila dalam pembuatan  makalah ini jauh dari sempurna. Oleh karena itu, kami mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun demi perbaikan dalam pembuatan makalah untuk kedepannya.

Terimakasih

Wassalamualaikum

Cianjur, 23 februari 2014

                                                                        penyusun

BAB I

 PENDAHULUAN

1.1  LATAR BELAKANG

Menjelaskan materi-materi perkuliahan yang akan dipelajari mengenai definisi dari GSS dan manfaatnya, menjelaskan konsep GSS tujuan dan level-level GSS dan teknologi GSS, Menjelaskan software yang digunakan dalam  GSS Menjelaskan tentang Negotiation Support System Menjelaskan jalannya pertemuan GSS ,beberapa konsep membangun GSS dan faktor penentu kesuksesannya serta menjelaskan  tentangan riset GSS.

1.2  TUJUAN PEMBUATAN MAKALAH

Tujuan dalam pembuatan makalah ini, salah satunya untuk memeberikan pemahaman kepada pembaca mengenai gss dalam mengambil suatu keputusan. Serta untuk memenuhi tugas mata kuliah yang diberikan oleh Bapak Dosen.

BAB II

SISTEM PENDUKUNG KELOMPOK

(GROUP SUPPORT SYSTEM / GSS)

2.1 Pengertian GSS

Salah satu definisi GSS adalah sistem berbasis komputer interaktif yang

memfasilitasi solusi masalah-masalah tak terstruktur oleh grup pengambil keputusan. Komponen-komponen GSS meliputu hardware, software, orang, dan prosedur. Ciri penting GSS adalah :

·         GSS sistem informasi yang didesain khusus, bukan sekedar konfigurasi komponen sistem yang telah ada.

·         GSS didesain dengan tujuan mendukung grup pengambil keputusan dalam pekerjaannya. Maka GSS harus meningkatkan proses pengambilan keputusan atau hasil keputusan grup dibandingkan dengan keadaan tak menggunakan GSS.

·          GSS mudah untuk dipelajari dan digunakan.

·         GSS bisa didesain untuk 1 jenis masalah atau untuk pelbagai keputusan organisasional level grup.

·         GSS didesain untuk mendorong bermacam-macam aktivitas seperti peneluran ide, penyelesaian konflik, dan kebebasan berkespresi.

·         GSS memiliki mekanisme ikutan yang mengecilkan berkembangnya perilaku negatif grup, seperti konflik yang merusak, miskomunikasi, atau “groupthink”.

2.2. Tujuan dan Level-level GSS

Tujuan dari GSS adalah untuk meningkatkan produktivitas dan keefektivan

pertemuan-pertemuan untuk pengambilan keputusan, baik dengan mempercepat proses. pengambilan keputusan atau dengan meningkatkan kualitas keputusan yang dihasilkan. Tujuan tadi dapat diperoleh dengan menyediakan dukungan pada pertukaran ide, opini, dan preferensi dalam grup.

Teknologi GSS dibagi menjadi 3 level :

• Level 1 : Dukungan Proses.

• Level 2 : Dukungan pengambilan keputusan.

• Level 3 : Aturan penugasan (rules of order)

1.    Level 1 : Dukungan Proses

Item yang didukung oleh sistem ini :

·      Pengiriman pesan/message elektronik diantara para anggota grup.

·      Hubungan jaringan ke setiap terminal PC anggota pada grup yang lain, fasilitator, layar buat publik, database, atau sembarang CBIS umum lainnya.

·      Layar buat publik tersedia di setiap terminal anggota grup atau dapat dilihat oleh

·      semua anggota di pusat.

·       Masukan dalam hal pemungutan suara dan ide yang terlindungi siapa

·      pencetusnya untuk meningkatkan partisipasi anggota grup.

·      Pengumpulan ide atau pemungutan suara dari setiap anggota grup untuk

·      mendorong partisipasi dan merangsang kreativitas.

·      Penyimpulan dan penampilan ide dan opini, termasuk ringkasan secara statistik dan penampilan jalannya pemungutan suara (pada layar publik).

·      Satu format untuk agenda yang dapat disetujui oleh grup untuk membantu organisasi pertemuan.

·      Menampilkan agenda secara kontinyu, seperti halnya informasi yang lain, untuk pertemuan tetap pada jadwalnya.

2.    Level 2 : Dukungan pengambilan keputusan

Pada level ini software ditambahi kemampuan dalam pemodelan dan analisis keputusan, Fiturnya :

·      Perencanaan dan model keuangan.

·      Pohon keputusan.

·      Model probabilitas penilaian.

·      Model alokasi sumber daya.

·      Model pertimbangan sosial.

3.    Level 3 : Aturan Penugasan

Pada level ini suatu software khusus ditambahi dengan aturan penugasan. Misal, beberapa aturan dapat menentukan urutan pembicaraan, tanggapan yang sesuai, atau aturan pemungutan suara.

2.3. KARAKTERISTIK GSS

GSS adalah sistem informasi yang dirancang secara khusus, bukan secara sederhana, yang merupakan konfigurasi dari komponen sistem yang telah ada.   Sistem ini dirancang untuk tujuan mendukung kelompok pengambil keputusan dalam melaksanakan tugasnya. Karenanya, GSS harus meningkatkan proses pengambilan keputusan atau hasil dari suatu kelompok. Karakteristik GSS yaitu :

§  mudah untuk dipelajari dan digunakan. Sistem ini mengakomodasikan pengguna dengan berbagai tingkatan pengetahuan komputerisasi.

§  GSS dapat dirancang untuk satu tipe masalah atau untuk beragam tingkatan kelompok organisasi keputusan.

§  GSS dirancang untuk mendorong aktivitas-aktivitas, seperti penghasilan ide, penyelesaian konflik, dan pemberian pendapat yang independen.

§  GSS memiliki mekanisme terpasang yang dapat meminimalkan berkembangnya prilaku negatif kelompok, seperti konflik destruktif, miskomunikasi, ataupun pemikiran terkotak-kotak.

§  GSS dapat juga dikatakan sebagai suatu sistem pendukung kelompok (group sistem pendukung - GSS) terpisah yang lebih luas atau sistem pertemuan elektronik (electronic meeting sistems - EMS).

Suatu konfigurasi GSS yang umum adalah adanya suatu kelompok pengambil keputusan yang bertemu dalam suatu fasilitas khusus yang biasanya di ruang keputusan (decision room), dengan akses ke perangkat lunak GSS dan mungkin saja ke suatu basis data dan suatu basis model. Suatu kelompok fasilitator mengoordinasikan kelompok tersebut dalam penggunaan teknologinya.

2.4. KEUNTUNGAN  GSS

Keuntungan termasuk  anonimitas komunikasi, paralel, otomatis pencatatan struktur, lebih dan peningkatan produktivitas. Anonimitas memungkinkan ide-ide untuk dipertukarkan yang mempromosikan peningkatan partisipasi oleh kelompokanggota dan memungkinkan informasi lebih lanjut untuk dibagikan Anggota kelompok karena itu tidak merasa takut ditertawakan dari anggota kelompok lain dan peserta merasa kurang dipaksa untuk menyesuaikan diri dengan kelompok atau bos pendapat.

Dalam pertemuan FTF, orang harus mendengarkan orang lain berbicara
dan tidak dapat berhenti sejenak untuk berpikir, tapi GDSS memungkinkan setiap orang
untuk berbicara secara paralel. Dalam pertemuan tradisional masing-masing
orang hanya memiliki beberapa menit untuk mengekspresikan ide-ide. GSS
memungkinkan komunikasi sepanjang seluruh pertemuan.Peningkatan partisipasi dan sinergi kelompok hadir.Kelompok sinergi terjadi karena anggota kelompok
dapat menggunakan sebuah ide dengan cara yang originator tidak tidak mengantisipasi, dan karena peserta yang berbeday tingkat keterampilan informasi. Permasalahan yang mungkin timbul dalam GSS adalah karena digunakannya berbagai metode baru untuk mengorganisir dan melaksanakan rapat, pertemuan/meeting maka mungkin ada keengganan atau penolakan di awal dari penggunaan GSS ini. Berbagai teknik seperti teknik fasilitasi, brainstorming, dan atmosfir yang terbuka dan transparan harus mulai dikembangkan sebagai langkah awal untuk menggunakan GSS ini.  orang yang sedang terlibat dalam pertemuan yang ada hubungannya dengan pengambilan keputusan. Sistem ini adalah sistem berbasis komputer yang memfasilitasi p

GSS terdiri dan suatu perangkat lunak, perangkat keras, komponen bahasa, dan prosedur, yang mendukung suatu kelompok emecahan atas masalah tidak terstruktur oleh suatu kelompok pengambil keputusan.Terdapat Permasalahan Grup yakni :

§   Partisipan berasal dari wilayah fungsional dan perspektif yang berbeda

§   Walaupun perbedaan dapat memperkaya pertemuan tetapi dapat memperlambat pekerjaaN.

§   Adanya fenomena:dominasi sebagian anggota,komunikasi antarpersonel yang jelek,takut mengekspresikan ide.

§   Adanya pelatihan ekstensif dan bantuan professional.

§   Jika jumlah tim bertambah akan menambah pelatihan dan anggaran.

GSS sangat menguntungkan bagi organisasi bisnis,  akademis organisasi, dan individu.Mereka memperoleh penerimaan sebagai komputer yang efekti berdasarkan alat komunikasi. Kerja tim dan keputusan yang dibuat oleh kelompok merupakan proses penting dalam perusahaan dan didorong dalam akademik pengaturan.Grup geografis komunikasi dapatseolah-olah mereka bersama-sama dalam satu lokasi di waktu yang sama. Organisasi-organisasi yang saat ini menggunakan sistem ini mengurangi biaya perjalanan sambil meningkatkan    produktivitas. Teknologi baru dan ditingkatkan , fitur akan menarik organisasi yang saat ini tidak menggunakan sistem kelompok dukungan sehingga mereka dapat mengakui manfaat dari alat ini kolaboratif.       
Sejak organisasi bersaing secara global, GSS memfasilitasi  proses komunikasi baik dengan yang di dalam dan     luar organisasi. Ini adalah penggunaan berkembangnya

2.5. TEKNOLOGI GSS

Teknologi gss meliputi Hardware :

1.    PC tunggal.

2.    PC dan keypad (papan kunci untuk pemungutan suara).

3.    Ruang keputusan.

4.    GSS terdistribusi.

Teknologi gss meliputi Software :

1.      Software GSS memiliki paket yang mendukung perseorangan, grup, proses, dan tugas-tugas khusus.

2.      Komponen software GSS melibatkan paket khusus untuk meningkatkan proses pengmbilan keputusan dan ia memiliki antarmuka user yang mudah digunakan dan fleksibel.

3.      Software ini mengijinkan individu bekerja sendiri-sendiri; menyediakan juga koleksi umum teks dan pembuatan file, grafis, lembar kerja, database, dan rutin help pada terminal perseorangan.

Fitur pada grup :

1.    Ringkasan secara numeris dan grafis dari anggota grup, ide-ide dan pelbagai pilihan pada pemungutan suara.

2.    Program untuk menghitung bobot alternatif keputusan; pencatatan ide-ide dengan tanpa melihat nama pencetusnya; seleksi formal pemimpin grup; putaran pemilihan suara progresif melalui pembentukan konsensus; atau eliminasi input yang sama selama “pembadaian” ide.

3.    Transmisi teks dan data diantara anggota grup, diantara anggota grup dan fasilitator, dan diantara anggota dan prosesor komputer pusat.

Komponen orang dalam GSS melibatkan anggota grup dan fasilitator yang

bertanggungjawab melancarkan operasi dari teknologi GSS.

Prosedur , Komponen terakhir GSS tediri dari prosedur-prosedur yang mempermudah operasi dan menjadi anggota grup efektif dalam menggunakan teknologi. Prosedur tadi bisa saja hanya meliputi operasi hardware dan software, atau bisa dikembangkan dengan menerapkannya pada aturan-aturan yang berkenaan dengan diskusi verbal diantara anggota dan tahapan-tahapan prosesnya selama pertemuan grup. Ruang (Pertemuan Elektronik) Pengambilan Keputusan Ruang ini dapat didesain dalam pelbagai bentuk. Desain umumnya adalah suatu ruang yang dilengkapi dengan meja-meja besar, biasanya berbentuk U, yang dilengkapi dengan 12 sampai dengan 30 PC pada meja itu untuk memfasilitasi interaksi tatap muka diantara partisipan.

Software GSS , Dibawah ini adalah paket software terpadu yang tersedia untuk GSS dan digunakan ,utamanya dalam lingkungan ruang pengambilan keputusan :

1. GroupSystem (dari Ventana Corp.).

2. VisionQuest (dari Collaborative Technologies Corp.).

3. TeamFocus. Dipasarkan oleh IBM di awal 1960-an, merupakan versi awal GroupSystem. SAMM Produk dari Universitas Minnesota.

Peneluran Ide Software peneluran ide (idea generation) membantu kita dalam menghasilkan arus bebas pusaran pemikiran kreatif : kumpulan ide, kata-kata, gambar, dan konsep dengan tanpa mengurangi antusias orang-orang yang terlibat didalamnya. Beberapa paket software ini didesain untuk menirukan prses pemikiran dari perasaan manusia dan dapat digunakan untuk membuat ide produk baru, strategi pemasaran, kampanye, promosi merek, judul, slogan, cerita, atau sekedar ”pembadaian” ide secara umum.

Negotiation Support System (NSS) , Mekanisme penyelesaian konflik adalah aspek penting dalam desain GSS. Jika terdapat suatu konflik, NSS (Sistem Pendukung Negosiasi) mendukung aktivitas kunci untuk menemukan kompromi solusi. Adanya negosiasi ini dipicu oleh pelbagai jenis perselisihan :

1.     Kepentingan para negosiator secara fundamental amat berlawanan (misal, negosiasi kontrak – perselisihan karyawan).

2.     Para negosiator dalam beberapa hal menyetujui tujuan/kepentingan dasar, tetapi mereka berbeda dalam menilai prioritas dari tujuan/kepentingan tadi (misal, masalah alokasi sumberdaya – anggaran dan perencanaan bila terjadi suatu bencana). Bantuan Pengambilan Keputusan dalam Negosiasi, Ada 2 metode yang dapat menyediakan knowledge untuk restrukturisasi :

1.    Metode Restrukturisasi AI. Metode ini melibatkan case-based reasoning, paket penilaian situasional, argumentasi persuasif, dan prosedur graf tujuan.

2.     Pendekatan Rule-based (utilitas dari ES). Metode ini menyediakan advis/nasehat dan strategi mengenai restrukturisasi, berbasiskan pada aturan-aturan yang dikembangkan untuk pelbagai skenario tertentu. Secara keseluruhan, riset lebih lanjut masih diperlukan untuk memvalidasi software NSS dan menilai dampaknya pada negosiasi.

2.5. MEMBANGUN GSS DAN FAKTOR PENENTU KESUKSESANNYA

Membangun GSS berbeda dibandingkan dengan mengembangkan aplikasi DSS atau ES. Implementasi GSS termasuk membangun ruangan pengambilan keputusan, mengembangkan software, mengembangkan bermacam-macam prosedur, melatih fasilitator, dan mengatur semua hal-hal yang sudah dijelaskan sebelumnya. Determinan kesuksesan GSS dengan seting ruang pengambilan keputusan Critical Success Factor (CSF), faktor penentu kesuksesan suatu GSS adalah :

1.    Komitmen organisasi – suatu keharusan.

2.    Dukungan eksekutif dimana ia diberitahukan informasi yang berkaitan dan ia mau melakukannya.

3.    Dukungan operasi yang menyediakan umpan balik yang cepat.

4.    Ketersediaan fasilitas yang memperhatikann kenyamanan user dan estetika.

5.    Kunjungan lapangan timbal balik yang mendeteksi kebutuhan orang-orang yang memahami lingkungan EMS.

6.    Komunikasi dan hubungan yang terjalin selama kunjungan lapangan – penting dalam mengelola tanggapan terhadap pertanyaan-pertanyaan yang timbul.

7.    Iterasi cepat dalam perubahan software – kritis dalam memenuhi kebutuhan yang berkembang.

8.    Pelatihan untuk orang-orang lapangan pada masalah teknis, fasilitas, dan level end-user. Transfer kontrol ke orang-orang lapangan

9.    Evaluasi biaya/keuntungan – hal krusial dalam mengembangkan EMS pada awal percobaan. Fleksibelitas penggunaan software – hal esensial untuk mempertemukan kebutuhan-kebutuhan grup yang berkembang. Perencanaan yang sesuai – hal yang esensial

10. Mempertemukan harapan manajerial – indikator tertinggi kesuksesan implementasi EMS.

11. Antarmuka user yang menggairahkan.

12. Anonymity – sangat penting

13. Facilitation (bantuan-bantuan) – sangat penting . Pemilihan task (isu) yang sesuai – sangat penting.

Faktor Penentu Kesuksesan lebih lanjut untuk GSS , Kategori lain untuk faktor penentu kesuksesan, yang membaginya dalam 3 grup utama : desain, implementasi, dan manajemen.

1.     Desain. Terdapat 4 faktor :

§   Meningkatkan derajat struktur dari keputusan yang tak terstruktur.

§   Menjaga anonymity dari partisipan sesuai kebutuhan.

§   Melibatkan organisasi (dari semua individu dan grup yang berpengaruh), utamanya oleh menajemen puncak, end-user, dan departemen IS.

§   Melibatkan pertimbangan ergonomis, mewujudkan lingkungan yang nyaman dan produktif.

2.     Implementasi. Terdapat 4 faktor :

§  Menyediakan pelatihan user yang sungguh-sungguh dan layak.

§  Jaminan dukungan menajemen puncak.

§  Menyediakan fasilitator yang berkualitas.

§  Melakukan beberapa percobaan yang dipandu pengalaman-pengalaman lalu untuk menjamin operasi yang sesuai.

3.     Manajemen. Terdapat 3 faktor :

§  Sistem harus dapat diandalkan. Harus ada perawatan yang layak, operasi yang berjalan mulus, dan dukungan kualitas.

§   Sistem semakin lama harus semakin baik. Memanfaatkan umpan balik dari partisipan dan inovasi bidang hardware dan software, fasilitas GSS harus terus menerus meningkatkan diri.

§  Untuk mengimplementasikan faktor sebelumnya, staf GSS perlu mengupdate perkembangan teknologi yang terjadi.

BAB III

PENUTUP

3.1  KESIMPULAN

Salah satu definisi GSS adalah sistem berbasis komputer interaktif yang memfasilitasi solusi masalah-masalah tak terstruktur oleh grup pengambil keputusan. Komponen-komponen GSS meliputu hardware, software, orang, dan prosedur.Tujuan dari GSS adalah untuk meningkatkan produktivitas dan keefektivan pertemuan-pertemuan untuk pengambilan keputusan, baik dengan mempercepat proses. pengambilan keputusan atau dengan meningkatkan kualitas keputusan yang dihasilkan. Tujuan tadi dapat diperoleh dengan menyediakan dukungan pada pertukaran ide, opini, dan preferensi dalam grup. Keuntungan termasuk  anonimitas komunikasi, paralel, otomatis pencatatan struktur, lebih dan peningkatan produktivitas. Anonimitas memungkinkan ide-ide untuk dipertukarkan yang mempromosikan peningkatan partisipasi oleh kelompokanggota dan memungkinkan informasi lebih lanjut untuk dibagikan Anggota kelompok karena itu tidak merasa takut ditertawakan dari anggota kelompok lain dan peserta merasa kurang dipaksa untuk menyesuaikan diri dengan kelompok atau bos pendapat.